
Kalimantan Timur, MediaSamarinda.com – Komitmen penuh untuk mewujudkan pelaksanaan sistem tertib arsip, BPBD (Badan Penanggulangan Bencana Daerah) Provinsi Kaltim mulai serius untuk melakukan penanganan arsip pada tahun 2024 mendatang. Berhubung selama ini pihak Badan Penanggulangan Bencana Daerah (BPBD) Provinsi Kaltim masih memiliki banyak sekali kendala.
Penerapan Sistem Tertib Arsip oleh Pihak BPBD Kaltim
Sebagai informasi, pada beberapa jangka waktu ke belakang, pihak Badan Penanggulangan Bencana Daerah (BPBD) Provinsi Kaltim mengalami beberapa kendala signifikan yang pada akhirnya membuat instansi ini masih belum sanggup menerapkan pelaksanaan sistem tertib arsip / pengelolaan kearsipan dengan spesifik.

Tapi mulai di periode tahun depan, pihak Badan Penanggulangan Bencana Daerah (BPBD) Provinsi Kaltim akan mulai melaksanakan pengelolaan kearsipan pada periode tahun depan ketika sudah terdapat fasilitas berupa sarana record center.
Tercatat dari input data yang didapatoleh DPK (Dinas Perpustakaan dan Kearsipan) Daerah Provinsi Kaltim bahwa pada lingkungan Pemprov (Pemerintahan Provinsi) Kaltim, maka keseluruhan dari OPD (Organisasi Perangkat Daerah) masih belum berhasil mengaplikasikan sistem tertib arsip.
Sejauh ini, diketahui ada sekitar 37 Organisasi Perangkat Daerah (OPD) yang terdiri atas badan, dinas ataupun lembaga yang termasuk dalam Pemprov (Pemerintahan Provinsi) Kaltim yang hanya berkisar 5 %. Diantara OPD (Organisasi Perangkat Daerah) tersebut bahkan ada yang telah menerapkan sistem pengelolaan serta penataan kearsipan sesuai dengan aturan sistem tertib arsip.
Tidak hanya itu saja, masih ada kendala penting yang terletak pada sisi keterbatasan jumlah tenaga arsiparis atau pengelola arsip hingga tidak adanya fasilitas record center sebagai tempat dari kegiatan pengelolaan kearsipan untuk tingkat pertama.
Sementara pada saat momen yang bersamaan, pihak Badan Penanggulangan Bencana Daerah (BPBD) Provinsi Kaltim masih belum berjalan maksimal, namun kini pihaknya tengah melaksanakan banyak persiapan agar bisa segera menerapkan tertib arsip.
Fahrijal selaku Kepala Sub Bagian Umum Badan Penanggulangan Bencana Daerah (BPBD) ikut mengungkapkan penerapan sistem pengelolaan serta penataan arsip mulai tahun depan berfokus pada pelaksanaan tahap – tahap persiapan tersebut. Dalam hal ini, jenis persiapan yang dimaksudkan adalah penyediaan record center sebagai fasilitas penyimpanan arsip.
“Belakangan ruangan itu sudah siap, tinggal melengkapi kekurangan seperti rak arsip dan filling cabinet atau lemari arsip. Tempatnya sudah ada tinggal kita mengatur rak-raknya, filling kabinetnya, insyaallah di tahun 2024 kita sudah bisa jalankan,” ucap Kepala Sub Bagian Umum BPBD (Badan Penanggulangan Bencana Daerah), Fahrijal.
“Untuk UP nya kan di sekretariat, jadi dari bidang-bidang nanti pengelolaannya di sekretariat untuk mengarsipkan arsipnya tersebut,” tandas kembali.
Fahrijal mengamini jabatan fungsional arsiparis untuk saat ini belum terisi, tapi proses kearsipan akan terus berjalan sesuai keharusnya. Pihak Badan Penanggulangan Bencana Daerah (BPBD) Provinsi Kaltim sendiri akan mulai menjalankan sistem kearsipan secara perlahan hingga tiba tenaga arsiparis dalam lembaganya.
Pemahaman Tata Arsip serta Pengelolaan Arsip Pada Sistem Tertib Arsip
Perlu diketahui, sistem pengelolaan arsip secara logis & teratur adalah perhatian utama sistem tertib arsip. Ketika instansi tertib mengelola arsip, maka tercipta memori kegiatan serta terbentuk proses kemajuan dari tiap tindakan yang nantinya akan dilakukan dari instansi tersebut, pada konteks kali ini adalah Badan Penanggulangan Bencana Daerah (BPBD) Provinsi Kaltim.
Pengelolaan arsip nantinya akan dikelola berdasarkan 2 dasar prinsip. Pertama, Principal of Provenance (Prinsip Asal Usul) dimana keseluruhan proses penjagaan arsip dikelola dalam kesatuan penciptaan arsip (provenance) hingga tidak bisa dicampur dengan berbagai arsip lainnya yang berasal dari dalam sumber penciptaan arsip lainnya dan kemudian arsip tersebut bisa melekat sesuai konteks penciptaan.
Dasar prinsip kedua adalah Principal of Original Order (Prinsip Aturan Asli) dimana setiap proses penjagaan pada arsip akan ditata serta diatur sesuai proses pengaturan asli (original order) atau sesuai dengan format pengaturan saat arsip tersebut bisa digunakan sebagai bagian dari pelaksanaan kegiatan atas penciptaan arsip. (ADV/HSP/BPBDKALTIM)