29.2 C
Samarinda
7 Februari 2025
BerandaKaltimSiap Tertib Pengelolaan Arsip, BPBD Kaltim Kini Miliki Record Center Kearsipan

Siap Tertib Pengelolaan Arsip, BPBD Kaltim Kini Miliki Record Center Kearsipan

Date:

Must read

Related News

Wisata Alam Gunung Boga Menjadi Destinasi Favorit Pada 2022. Pihak Pemkab Siap Menyokong 

Paser, MEDIASAMARINDA.COM - Akaml Malik selaku PJ Gubernjmur Kalimantan...

FPTI Luncurkan Pembinaan Prestasi Untuk Capai Hasil Ambisius di PON Mendatang

Samarinda, MediaSamarinda.com - Untuk meningkatkan jumlah peraihan medali pada...

Ini Target Perolehan Medali Kaltim Agar Raih Posisi 5 di PON 2024

Samarinda, MEDIASAMARINDA.com - Atlet kontingen Provinsi Kalimantan Timur mendapatkan target...

Gelar Sosialisasi Satuan Pendidikan Aman Bencana, Begini Harapan BPBD Samarinda!

Samarinda, MEDIASAMARINDA.com - Badan Penanggulangan Bencana Daerah (BPBD) bersama...

Selamat! BK PON Hasilkan 248 Medali, Kaltim Sukses Duduki Peringkat 4 Nasional

Samarinda, Mediasamarinda.com - Provinsi Kaltim kembali berhasil mengukir prestasi...
banner bpbd

Samarinda, MEDIASAMARINDA.com – BPBD Provinsi Kalimantan Timur kini tengah berupaya untuk memenuhi persyaratan pengelolaan arsip yang lebih baik. Hal ini diwujudkan dengan pengadaan ketersediaan prasarana record center kearsipan yang baru bisa difungsikan sebagaimana mestinya pada tahun 2024 mendatang. Untuk menciptakan tertib arsip, diharapkan langkah ini dapat menggerakkan OPD lain untuk menempuh langkah yang sama.

Pengelolaan Arsip Demi Menerapkan Tertib Arsip

Berangsur-angsur Badan Penanggulangan Bencana Daerah (BPBD) Provinsi Kalimantan Timur mulai memenuhi kelengkapan fasilitas sarana-prasarana yang dimiliki sebagai bagian dari lembaga pemerintah daerah non-departemen yang membantu untuk melaksanakan tugas pemerintah di bidang penanggulangan dan penanganan peristiwa bencana.

Hal tersebut dapat dibuktikan oleh instansi tersebut dengan berupaya untuk memenuhi ketersediaan fasilitas record center kearsipan. Hal ini dilakukan agar pengelolaan arsip di lingkungan BPBD Provinsi Kalimantan Timur dapat lebih baik dan terstruktur.

Pada dasarnya, record center kearsipan ini penggunaannya dijadikan sebagai suatu wadah untuk menyimpan berbagai jenis dokumen yang bersifat penting sehingga perlu diarsipkan. Akan tetapi, fasilitas record center kearsipan di BPBD Provinsi Kalimantan Timur ini baru dapat dipergunakan fungsinya pada tahun depan, karena masih dalam proses melengkapi peralatan.

pengelolaan arsip
Siap Tertib Pengelolaan Arsip, BPBD Kaltim Kini Miliki Record Center Kearsipan
(foto : Pranala)

Record center kearsipan adalah suatu tempat yang memang disediakan dan dirancang dengan suatu aturan spesifikasi tertentu. Pengadaan fasilitas ini bertujuan supaya dapat menyimpan, merawat, menjaga, dan melaksanakan pengelolaan arsip dengan lebih efektif dan efisien. Dengan demikian, kondisi arsip instansi atau kelembagaan tidak rentan terjadi perubahan tertentu meskipun sudah dijalankan hingga hitungan tahun.

Ketersediaan fasilitas record center kearsipan ini pasalnya sebagai upaya dalam menunaikan penerapan tertib arsip melalui penataan dan pengelolaan arsip dengan baik dan benar, disesuaikan pada aturan dan ketentuan yang ditetapkan dalam lingkungan Pemerintahan Provinsi Kalimantan Timur. Hal ini lantaran ketersediaan fasilitas record center kearsipan diwajibkan pengadaannya bagi setiap Organisasi Perangkat Daerah (OPD) di Provinsi Kalimantan Timur.

Kewajiban pengadaan fasilitas record center kearsipan ini juga ketentuannya diatur di dalam Peraturan Daerah (Perda) Provinsi Kalimantan Timur No. 4 Tahun 2019 mengenai Penyelenggaraan Kearsipan. Perda ini memuat segala hal yang berhubungan dengan perencanaan kegiatan kearsipan, pengelolaan arsip, pembinaan, pengawasan dan pengendalian, kerjasama kearsipan, pendanaan, Organisasi Profesi Arsiparis dan peran masyarakat.

Pengelolaan arsip ialah suatu bentuk proses untuk menyediakan sarana dalam rangka membantu memudahkan untuk menemukan kembali arsip yang telah disimpan sejak lama. Pengadaan pengelolaan arsip ini berlandaskan pada ketentuan kaidah kearsipan yang berlaku.

Adapun tujuan pengelolaan arsip meliputi sebagai tempat penyimpanan akta, surat, nota, dan berbagai dokumen penting lain yang disimpan sebagaimana mestinya agar apabila sewaktu-waktu saat diperlukan di kemudian hari dapat ditemukan dengan mudah.

Persyaratan Pengelolaan Arsip Dipenuhi Dengan Record Center Kearsipan

Belum lama ini, Kepala Sub Bagian Umum di BPBD Provinsi Kalimantan Timur, yakni Fahrijal membagikan sejumlah keterangan dengan membenarkan bahwa pihaknya baru-baru ini sedang mengupayakan untuk dapat melengkapi salah satu dari beraneka macam persyaratan untuk mengelola arsip yang baik. Persyaratan pengelolaan arsip yang baik tersebut salah satunya ialah mengadakan ketersediaan fasilitas record center kearsipan.

Namun untuk saat ini, nyatanya BPBD Provinsi Kalimantan Timur masih memproses persiapan dari sarana dan prasarana yang kiranya diperlukan. Karena memang sebenarnya di lantai bawah bangunan kantor BPBD Provinsi Kalimantan Timur sudah ada ruangannya tersendiri, jadi tempatnya memang sudah disediakan hanya saja kemungkinan baru dapat dipergunakan pada tahun 2024 sampai sarana terpenuhi.

 

“Kita tinggal cari pengadaan raknya dulu, nanti kan mau dibelikan filing kabinet mudah-mudahan sih bisa nanti kita fungsikan di bawah. Nanti box arsipnya juga kita sediakan,” jelas Fahrijal.

Seiring dengan melengkapi sarana dan prasarana, perlahan-lahan pihak BPBD Provinsi Kalimantan Timur akan mulai menjalankan pengelolaan arsip dengan lebih baik dan benar. Hal ini dilakukan agar mengejar ketertinggalan dari instansi kedinasan lainnya yang lebih bagus.

Dengan mengambil langkah untuk melangkapi ketersediaan fasilitas pengelolaan arsip sesuai dengan peraturan yang berlaku ini, diharapkan pula dapat memberi motivasi bagi semua OPD lain untuk ikut berupaya dalam pengadaan record center kearsipan. Sebagaimana informasi dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK), bahwa masih banyak dijumpai OPD di Provinsi Kalimantan Timur yang belum memiliki record center kearsipan. (ADV/HSP/BPBDKALTIM)

TINGGALKAN KOMENTAR

Silakan masukkan komentar anda!
Silakan masukkan nama Anda di sini